領収書・帳簿類の整理方法封筒活用して簡単整理
領収書・レシート類・通帳・帳簿の保存期間は７年だ。整理しておかないと証拠書類の紛失で、経費としておとせない、調査があった際に、認められないなど損をする。今回は、領収書・帳簿類の整理方法についてまとめてみた。
証拠書類・帳簿の保存期間は７年
７年分の全ての領収書類や帳簿となると、小規模な個人事業でもそれなりの量になる。そこで整理方法が重要になってくる。
サッと取り出せて、パッと見れる。片ずけも楽。その様に整理したい。そうはいっても整理に時間はかけたくない。
そこで封筒が大活躍。用意するのは、長３形とA４サイズの封筒の2種類だ。
領収書の整理
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毎日
A４サイズの封筒に、毎日もらったレシートや領収書・請求書を入れる。
簡単な事だが、毎日封筒に入れる事が、レシート類の紛失を防ぐポイントだ。
医療費やセルフメディケーション商品は、別封筒にする。確定申告時に医療費控除の計算をする為だ。税金関係や不動産所得がある場合、それぞれ別の封筒にする。
件数が多くない場合は、医療費・税金・不動産所得で１つの封筒でもOK。
龜寝子は、次の5種類に封筒を分けている。
- 医療費・税金・不動産用
- 事業用
- プライベート用
- クレジットカード請求書と突き合わせをする明細書用
- 後から悩むレシート
⑤の「後から悩む」は開業当時、経費になるのかならないのかその場ですぐに判断がつかないレシートと入れていた名残(^◇^;)
事業で使うか、プライベート使用か、よく決めずに買ったものなど。
毎月の支出データ入力の際に悩む事に決めていた。
日が経ってからの方が、必要性が判断できる事も多々あるし、会計処理の時間を取っているので、そこで集中的に調べて判断をつけている。
（字が汚いのは無視して下さい(^^;;
毎月
領収書を日付順に並べて、支出データ入力後、10日分づつホッチキス止めし、長4封筒に「◯月」と記入し、入れる。12月分なので、12封筒で足りる。
長4封筒は100均で売っているし、文具店ではカラー封筒もあるので、年毎に色分けしてもよいし、毎月色を変えてもわかりやすいだろう。
龜寝子は、郵便で届いた古封筒を再利用している。大きさが統一されており、ある程度の大きさの領収書が三つ折りで入る長4号であればOK。
何故長4号封筒かというと、A４の書類が3つ折りで綺麗に収まるからだ。
封筒の大きさがバラバラであってもそう問題ない様な気がするが、後から探したり取り出す際に統一した大きさのものがよい。実感。
確定申告後
各種決算書類と確定申告書控えと領収書類のはいった封筒を一緒にA４サイズの封筒に入れ、表に年を記入する。
これで１年分の会計証拠書類が１つの封筒に入る事になる。
1会計年で１封筒。シンプルだ。
あとは、A4サイズが入る箱に立てて並べて保管。
平置きだと、探しにくいので厳禁。横でも縦でもよいが、封筒を立てて順番に並べるのが整理のポイント。コンパクトで、スペースもとらずに探しやすい。
龜寝子は、直近のものと損失申告した年のものは手近の本棚に立てている。後の５年分は箱に入れて、押入れに収納。
帳簿類
1月の支出データ作成後にA4封筒を用意する。1年間で12枚だから、A4封筒１つでOK。毎月支出データ入力後、プリントアウトしたものと長4号封筒をA4サイズの封筒に入れる。
確定申告時に作成した決算書類・確定申告書控え分もこの封筒に入れる。
封筒の数は、少なくシンプルかつ必要十分。
通帳類
通帳は、領収書類とは別に通帳ケースに入れて保管している。
通帳は、年で新しい通帳に分けることが出来ないので、年度が跨る。よって使用済通帳のみ通帳ケースに入れて、箱は領収書類と同じものに入れて、やはりA4の封筒に入れて、「通帳」と表書して整理している。封筒の大きさは均一な方が、埋もれてしまって探しにくいという事態にならずに済むのだ。
とにかく封筒の大きさは均一に。これが大事なポイント。
A4封筒も100均で売っている。
龜寝子はここでも古封筒リサイクル。
A4の郵便物は結構あるのだ。サイズさえ同じであれば、エコに(^^)v
今回のまとめ
領収書類や帳簿は原則7年間保管しなくてはならない。
その為、シンプル簡単で後から探しやすい様、封筒での整理がおススメ。
長4号封筒が12枚（12ヶ月分）とA4封筒が1枚（1年分）でOK。毎日の領収書類の仕分けに5枚ほど。
7年分はA4封筒を箱に入れて保管するが、平置き厳禁。立てて並べるのがキモ。
糊でノートに貼ったりする手間なし。封筒にぽいぽい領収書を入れるだけ。
会計証拠書類は封筒利用で決まり。
